公司可以不用买Microsoft Office办公软件吗？
你的Microsoft Office办公软件授权到期了吗？不想再买授权或用盗版软件吗？其实，由于云端技术的革新，Microsoft Office办公软件已经不再像过去一样，是企业不可或缺的工具，当今已经有越来越多的企业，计算机不用再装Microsoft Office办公软件。
Google也有Microsoft Office的文书工具
Google不仅有众所皆知的Google查找和Gmail服务，还有提供像是Microsoft Office的在线文书工具：「Google云端协作工具」。它能够办到跟Microsoft Office文书软件一样的功能，包含过去大家在Microsoft Office所习惯使用的Word、Excel、PowerPoint等，都能在Google中找到相对应的文书工具。
Microsoft Office与Google云端协作工具对应关係
| Microsoft Office办公软件 | Google对应的云端协作工具 |
|---|---|
| Microsoft Word | Google文档 |
| Microsoft Excel | Google表格 |
| Microsoft PowerPoint | Google幻灯片 |
| Microsoft Outlook的日历 | Google日历 |
| Microsoft Sharepoint（需另买一台主机） | Google云端硬碟 |
因为有这些问题，所以不得不买Microsoft Office？
员工习惯使用Office作业
多数企业即使不想再花钱买Office，想寻找其他工具替代，却因考量到员工过去使用Office的作业习惯和需求，因此认为Office是不可或缺的办公文书工具。然而，Google所推出的云端协作工具，不仅不需要额外花钱安装和更新版本，接口与操作更与Office无异，还能解决过去Office文档无法多人同时开启、共同编辑的情况，使员工沟通合作变得更加顺利，节省作业时间。
客户跟厂商都有使用Office文档
过去许多企业考量到合作客户或厂商使用Office文档，因而决定购买Office办公软件；然而现在Googe的云端协作工具已经可以直接在在线检视和编辑对方Office文档。即使员工计算机中没有Office办公软件，依旧可以处理其他公司传给你的Office文档，并再转存成Office的文档格式。公司就算没有Office办公软件，丝毫也不会影响到业务的进行。
企业不再买Microsoft Office办公软件的6个理由
过去企业为了办公室文书作业的需求，多半会购买Microsoft Office的办公软件，也就是一般公司职员所习惯使用的Microsoft Word、Excel与PowerPoint等文书工具。然而，Microsoft Office办公软件却存在着以下这些问题，使得越来越多企业使用更便利的「Google云端协作工具」。
- Microsoft Office需额外花钱购买与安装，或是冒风险找盗版软件
- Microsoft Office的官方支持会到期，不得不购买新版的软件授权
- Microsoft Office不符合现在多人同时协作编辑的需求
- Microsoft Office软件无法在手机或平板上使用，不便于外出办公
- 用信件附件分享Office文档需耗费上传与下载文档的时间
- Google云端工具已经可直接编辑Microsoft Office的文档
Google协作工具和Microsoft Office有哪些差异？
比起Microsoft Office的文书软件，需要安装至个人计算机中；Google协作工具则是只要利用浏览器或移动设备的APP，就能够在线直接使用这些文书工具。它能够多人同时编辑同一份文档、使用连结就可以分享和开启文档，让员工间的沟通协作便得更加容易。
此外，即使客户或厂商使用Microsoft Office的文档，现在也能够直接在Google云端协作工具上检视和编辑，丝毫不用担心无法处理其他公司的文档，能够将文书作业都换成使用Google云端工具来处理。
Microsoft Office与Google云端协作工具的差异
| Microsoft Office办公软件 | Google云端协作工具 | |
|---|---|---|
| 协作 | 无法多人同时检视、编辑 | 可以多人同时检视、编辑 |
| 文档分享 | 信件附件，文档需上传和下载 | 点击文档共享连结即可快速开启 |
| 版本 | 有版本更新问题 | 在线自动更新，无版本过旧问题 |
| 移动办公 | 只能在计算机上使用 | 可以用移动设备开启 |
| 文档管理 | 无法设置文档使用许可权 | 可以设置文档使用许可权 |
企业用的Google云端协作工具，全部包含在G Suite
企业如果想以Google云端协作工具作为办公文书工具，只要成为Google的企业用户G Suite，就能够享有一整套功能完整的办公文书包。Ｇ Suite企业用户与个人用户在协作工具功能上的区别，主要是G Suite使用者能够管理文档的拥有许可权；即使员工离职或调部门，文档也能够轻鬆变更拥有者，使让业务能够常规运行。
云端协作工具相关功能
| 个人用户 | G Suite企业用户 | |
|---|---|---|
| 文档管理 | 无法变更文档拥有者 | 可以变更文档拥有者，转移文档拥有权给接班人 |
| 文档分享 | 需输入共享者电子邮件 | 缺省网域内使用者皆可检视文档，分享文档更快速 |
| 活动信息 | 无 | 可查看文档的检视历史，使用者是否已读取文档 |
