选择G Suite的前五大理由之三

不用买Microsoft Office办公软件

公司可以不用买Microsoft Office办公软件吗?

你的Microsoft Office办公软件授权到期了吗?不想再买授权或用盗版软件吗?其实,由于云端技术的革新,Microsoft Office办公软件已经不再像过去一样,是企业不可或缺的工具,当今已经有越来越多的企业,计算机不用再装Microsoft Office办公软件。

Google也有Microsoft Office的文书工具

Google不仅有众所皆知的Google查找和Gmail服务,还有提供像是Microsoft Office的在线文书工具:「Google云端协作工具」。它能够办到跟Microsoft Office文书软件一样的功能,包含过去大家在Microsoft Office所习惯使用的Word、Excel、PowerPoint等,都能在Google中找到相对应的文书工具。

Microsoft Office与Google云端协作工具对应关係

Microsoft Office办公软件 Google对应的云端协作工具
Microsoft Word Google文档
Microsoft Excel Google表格
Microsoft PowerPoint Google幻灯片
Microsoft Outlook的日历 Google日历
Microsoft Sharepoint(需另买一台主机) Google云端硬碟

因为有这些问题,所以不得不买Microsoft Office?

员工习惯使用Office作业

多数企业即使不想再花钱买Office,想寻找其他工具替代,却因考量到员工过去使用Office的作业习惯和需求,因此认为Office是不可或缺的办公文书工具。然而,Google所推出的云端协作工具,不仅不需要额外花钱安装和更新版本,接口与操作更与Office无异,还能解决过去Office文档无法多人同时开启、共同编辑的情况,使员工沟通合作变得更加顺利,节省作业时间。

客户跟厂商都有使用Office文档

过去许多企业考量到合作客户或厂商使用Office文档,因而决定购买Office办公软件;然而现在Googe的云端协作工具已经可以直接在在线检视和编辑对方Office文档。即使员工计算机中没有Office办公软件,依旧可以处理其他公司传给你的Office文档,并再转存成Office的文档格式。公司就算没有Office办公软件,丝毫也不会影响到业务的进行。

企业不再买Microsoft Office办公软件的6个理由

过去企业为了办公室文书作业的需求,多半会购买Microsoft Office的办公软件,也就是一般公司职员所习惯使用的Microsoft Word、Excel与PowerPoint等文书工具。然而,Microsoft Office办公软件却存在着以下这些问题,使得越来越多企业使用更便利的「Google云端协作工具」。

  1. Microsoft Office需额外花钱购买与安装,或是冒风险找盗版软件
  2. Microsoft Office的官方支持会到期,不得不购买新版的软件授权
  3. Microsoft Office不符合现在多人同时协作编辑的需求
  4. Microsoft Office软件无法在手机或平板上使用,不便于外出办公
  5. 用信件附件分享Office文档需耗费上传与下载文档的时间
  6. Google云端工具已经可直接编辑Microsoft Office的文档

Google协作工具和Microsoft Office有哪些差异?

比起Microsoft Office的文书软件,需要安装至个人计算机中;Google协作工具则是只要利用浏览器或移动设备的APP,就能够在线直接使用这些文书工具。它能够多人同时编辑同一份文档、使用连结就可以分享和开启文档,让员工间的沟通协作便得更加容易。

此外,即使客户或厂商使用Microsoft Office的文档,现在也能够直接在Google云端协作工具上检视和编辑,丝毫不用担心无法处理其他公司的文档,能够将文书作业都换成使用Google云端工具来处理。

Microsoft Office与Google云端协作工具的差异

Microsoft Office办公软件 Google云端协作工具
协作 无法多人同时检视、编辑 可以多人同时检视、编辑
文档分享 信件附件,文档需上传和下载 点击文档共享连结即可快速开启
版本 有版本更新问题 在线自动更新,无版本过旧问题
移动办公 只能在计算机上使用 可以用移动设备开启
文档管理 无法设置文档使用许可权 可以设置文档使用许可权

企业用的Google云端协作工具,全部包含在G Suite

企业如果想以Google云端协作工具作为办公文书工具,只要成为Google的企业用户G Suite,就能够享有一整套功能完整的办公文书包。G Suite企业用户与个人用户在协作工具功能上的区别,主要是G Suite使用者能够管理文档的拥有许可权;即使员工离职或调部门,文档也能够轻鬆变更拥有者,使让业务能够常规运行。

云端协作工具相关功能

个人用户 G Suite企业用户
文档管理 无法变更文档拥有者 可以变更文档拥有者,转移文档拥有权给接班人
文档分享 需输入共享者电子邮件 缺省网域内使用者皆可检视文档,分享文档更快速
活动信息 可查看文档的检视历史,使用者是否已读取文档

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