选择G Suite的前五大理由之五

便于文档分享与外出使用

公司NAS的文档不便分享和外出使用吗?

过去许多企业使用NAS作为公司文档的存储空间,随着云端存储技术的进步,许多企业开始考量使用云端硬碟,那麽企业该如何选择合适的存储空间?以及该如何善用这两种存储空间呢?

企业应该使用NAS还是云端硬碟来存储文档?

由于云端存储技术的进步,有越来越多的企业从过去利用NAS(Network Attached Storage)来存储文档,考虑转向使用云端硬碟存储公司的文档。不过,虽然两者都可以用来存储文档,却是不一样的东西,也不一定需要在两者之间二选一。NAS为区域网路的实体硬碟,可以作为公司存放内部使用的文档,并自行扩展其存储空间;而云端硬碟为云端网路的虚拟硬碟,则适合用来作为共享文档、外出使用的存储空间。

使用云端硬碟存储文档的4个好处

云端硬碟又被称网路磁盘、网路空间等,是指提供在线空间让使用者上传与下载文档的服务。当前市面上最多人使用的云端硬碟服务供应商有Google Drive云端硬碟、Dropbox与SkyDrive等;但不论选择哪一家供应商,使用云端硬碟几乎都有以下好处:

一、

不用连到公司区域网路, 也能使用文档

云端硬碟只要连上互联网,即便不在办公室,也可以使用文档,不像过去NAS需要连结区域网路,才能使用文档。有些云端硬碟供应商也针对移动设备提供该APP,让使用手机、平版的用户也可以轻鬆开启文档。

二、

分享文档不用上传到附件,用连结即可分享文档

云端硬碟能够直接利用文档或数据夹的连结,快速地分享文档。只要将文档连结贴上到信件或聊天讯息中,对方就可以检视或下载文档,不必再像过去需要等待文档慢慢上传到信件附件,加快沟通合作的速度。

三、

利用查找功能,可以更快找到文档

相较过去使用NAS存储文档,若要寻找文档需要知道文档的数据夹路径;使用云端硬碟则可以利用查找功能,输入文档名称或内容的关键字,即可快速找到相对应的相关文档,不需要一一点选数据夹寻找,利用查找可以3秒内找到你要的数据。

四、

扩展空间不需要买实体硬碟

相较于使用传统实体硬碟,若想扩展存储空间,得自行购买硬碟并找空间保存,使用云端硬碟若想扩展存储空间,只需要像云端服务供应商申请加购新增存储空间即可,既不佔空间,也不用担心保存与维护问题。

Google Drive云端硬碟也有企业版,让员工间分享文档更容易

Google Drive云端硬碟,除了有一般用户所使用的个人版之外,也有提供给G Suite用户的企业版云端硬碟。Google Drive的企业版比起个人版Google Drive,拥有更大的云端存储空间和多项好处,让员工之间在分享与管理文档时能更加便利。

Google Drive云端硬碟个人用户与企业用户的差异

个人用户 G Suite企业用户
空间容量 15G 30G~无限大容量
文书用途的云端协作工具 有,不会佔用云端存储空间 有,不会佔用云端存储空间
文档分享 需输入共享者电子邮件 缺省网域内使用者皆可检视文档,分享文档更快速
共享云端硬碟
*需G Suite Business或G Suite Enterprise
共享云端数据夹拥有者为整个团队,不受成员调动或离职影响。
备份与同步
云端硬碟文档串流 有,可于计算机本机检视文档,但不会佔用计算机硬碟的空间

※备份与同步处理(Backup and Sync from Google Google)与云端硬碟文档串流( Drive File Stream )的详细比较可参考Google官方说明文章

Google Drive云端硬碟与NAS可以怎麽结合?

既然Google Drive云端硬碟这麽便利,是否能与现有的NAS结合,让公司同时有两个文档存储的空间?
以下有三种Google Drive云端硬碟与NAS的结合模式,让你不用在NAS与Google Drive云端硬碟之中二选一。

将两边指定的数据夹同步

将两边指定的数据夹同步

将Google Drive云端硬碟的数据备份到NAS

将Google Drive云端硬碟的数据备份到NAS

将NAS数据备份到Google Drive云端硬碟

将NAS数据备份到Google Drive云端硬碟

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