选择G Suite的前五大理由之四

省下视频会议设备成本

购买视频会议设备真的符合使用效益吗?

过去,许多企业为了远端沟通连线会议,会购买价格不斐的视频会议设备系统,如Polycom等商务电话设备等等。然而,这些动辄数十万到百万视频会议设备系统,真的符合当今企业会议的使用效益吗?

企业花钱建置视频会议设备系统,并不符合现今开会的需求

许多企业花费数十万到百万建置视频会议设备系统,却因当今影音技术发展、业务需求与企业组织文化的变革,员工使用大型会议空间的机率越来越低,这些视频会议设备系统就多半被閒置于会议空间中,与当初建置时所预期的使用效果不符。此外,视频会议设备系统还需要人力维护和硬件维修、更新成本,若是公司并不常使用这些视频会议设备,将会创建许多并不符合性价比的支出。

Huddle Room时代来临,小型视频会议让开会沟通变得更即时

随着影音技术发展、业务需求与企业组织文化的变革,员工比起在大型会议空间进行10人以上的会议,更常利用3~5人的小型会议空间,或是在一张小桌子、个人位子上进行在线视频会议。比起过去传统大型会议模式,这种被称为「Huddle Room」的小型会议模式,更讲究沟通的敏捷性,利用任何零碎的空间进行各种即时的讨论协作,使员工间的沟通成本降到最低。即便是不在办公室的员工与合作伙伴,也能够轻鬆利用移动设备参与会议,使讨论空间并不会再侷限于办公室的会议空间中,能够更灵活、弹性地进行即时的沟通与协作。

视频会议的新形态:Huddle Room

传统会议模式与Huddle Room小型视频会议的差异

传统大型会议模式 Huddle Room小型视频会议模式
场地需求 15人以上的大会议空间 3-5人的会议空间,或各自会议空间
设备使用约束 需定点使用会议设备设备 利用计算机、手机、平版等设备都能开会
敏捷性 低,仅能在会议空间中开会 高,在员工位子上或外出都可开会
维护成本 高,需要维护修缮会议设备 无,免用设备所以不需维护
外部人员参与难易度 难,对方需要有相同会议设备,或得亲临会议室 低,对方点选连结即可参与会议

最适合小型会议的Google Hangouts Meet,随处都可以一键加入在线视频会议

企业若想进行「Huddle Room」小型视频会议模式,可以使用Google专为G Suite企业用户所提供「Hangouts Meet」。它能够透过在线会议连结,让与会者快速加入视频会议,并适用于手机、平板的移动设备,使成员间的沟通成本降到最低,随时随地都可以迅速轻鬆地进行视频会议。

Google Hangouts Meet的10大特色

  • 使用会议连结即可一键开启在线会议
  • 公司内部或外部人员都可加入会议
  • 稳定的通话连线质量
  • 会议地点不受空间约束,使用浏览器或App皆可开启
  • 结合Google日历,可快速创建在线会议
  • 会议过程中可传递即时信息
  • 会议过程中可投影计算机屏幕画面
  • 可录下会议内容(仅限G Suite Enterprise用户)
  • 可以搭配Skype等其他会议解决方案
  • 会议过程中可激活自动英文本幕

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企业使用Meet打造即时在线会议模式的实际案例

「作为同经营新加坡丶马来西亚与台湾公司的CEO,需要随时理解三地办公室的工作情况,因此我们使用Hangouts Meet,让我即使人不在办公室,也能够随时关注办公室的状况。」

田中志幸 | TS Cloud CEO

TS Cloud作为Google的菁英合作伙伴,为了拓展新加坡及马来西亚市场,2018年从台北前往新加坡创立了一家全新的公司。身为跨国企业CEO的田中先生,考量到需要随时关注新加坡丶马来西亚与台湾三地的办公状况,因此利用办公室的零碎空间,以Google的Hangouts Meet创建上班时间能随时连线的「Huddle Room」会议模式,使两地员工间的沟通阻碍降到最低,CEO也能即时掌握两地的工作状况

  • 视频会议透过G Suite的Meet实现的案例
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