「G Suite的云端协作工具,使员工改善了50%的工作流程!」

典璋实业全球市场负责人江先生,分享G Suite的云端协作工具,使员工改善了50%的工作流程!

典璋实业全球市场负责人江先生

作为机械製造修派业的典璋实业,考量到公司需要多人共同协作文档,因而从传统自架邮件主机转换至G Suite。转换G Suite后,典璋实业不仅利用Google云端协作工具取代传统办公软件,省去原先统整文档的时间;员工更活用Google小组云端硬碟、Keep、Tasks等工具,进一步改善工作流程、提升沟通效率。此外,典璋实业更利用Google协作平台自行创建公司官方网站,减少不必要的委外製作时间与成本。以此案例提供想利用G Suite改善工作流程的企业参考。

客户基本信息

公司名称 典璋实业股份有限公司
公司简介 典璋从事製锁30馀年,一直秉持着高配合度的目标前进,并且透过专业的研发单位来配合客人的客製化需求以及不断开发出新的产品来达到在市场上更具竞争力的优势。
公司类型 机械製造修配业
公司规模 50人以下
导入时间 2018年

使用成果

Before After
海外出差参展需要携带笔电 外出利用手机或平版也能轻鬆办公
外出想分享信息给同事需传送讯息 利用Keep可即时同步最新信息给同事
公司网站需委外製作,耗时且成本高 Google协作平台可自行更新维护

海外出差参展,不用笔电也能轻鬆开启办公!

海外出差参展,不用笔电也能轻鬆开启办公!

过去典璋实业使用传统自架主机作为公司邮件系统,每年必须花费十多万元在主机建置与维护上,且需请专人管理维护,着实耗费不少时间与心力。作为公司全球市场负责人的江先生表示,公司之所以转换至G Suite,除了成本上的考量外,最主要的原因是传统办公软件无法满足多人协作的需求,使得文档版本四散、统整不易;而G Suite有许多云端协作工具,如Google文档、试算表、简报等,可多人同时在线作业,既不需统整文档,也省下许多文档往返的沟通时间。

透过使用者培训,让员工轻鬆学习云端协作工具

透过使用者培训,让员工轻鬆学习云端协作工具TS Cloud专员向典璋实业江先生说明Hangouts Chat操作

在决定正式导入G Suite以前,典璋实业江先生透过参与TS Cloud举办的G Suite免费导入谘询会,现场询问专员问题并评估公司需求与状况。考量到公司无MIS人员,且大部分员工并不熟悉G Suite,因而决定交由TS Cloud协助导入。藉由专业团队协助完成DNS与后台设置,并由专员为公司同仁进行使用者培训,让员工能在启用G Suite后,快速熟悉Gmail与Google协作工具的接口与操作,轻鬆从传统办公软件转换至云端协作工具。

云端协作工具、Keep与Tasks,改善近50%的工作流程

云端协作工具、Keep与Tasks,改善近50%的工作流程

由于江先生期望能藉由G Suite改善公司的工作流程,因此在导入后,江先生率先向同仁示范使用Google云端协作工具、Keep与Tasks办公后所带来的效益。江先生表示,自从同仁开始使用G Suite办公以后,大大改善了公司近50%的工作流程。例如员工每日利用Tasks的待办事项清单,管理个人的工作进度与项目;业务则利用Keeps纪录外出拜访时的名片、DM等信息,将重要信息同步给办公室的同仁,省下传递讯息的时间。

用免费的Google协作平台,2天内做好官方网站!

用免费的Google协作平台,2天内做好官方网站!

过去典璋实业将官方网站委外厂商协助製作;然而在导入G Suite后,由于Google协作平台的接口操作十分直观,仅需调整版面、放置素材即可製作出专属的网页。因此,即便江先生并无IT背景,也能在2天内轻鬆创建好全新的官方网站。在网站维护与管理方面,自从使用了Google协作平台,每当有活动信息或产品服务需要更新至官方网站,公司内部人员都能在第一时间直接上传文档,自行更新维护,省去了许多委外维护更新的作业时间。

负责专员感想

从一开始协助典璋实业评估G Suite,到正式启用的过程中,江先生蒐集了很多G Suite的相关数据,他基于过去在国外使用G Suite的经验,认为此套系统能有效改善公司的工作流程,因而决定从传统自架邮件主机转换至G Suite。在正式启用后,典璋实业也透过我们的G Suite培训和免费的技术支持,让后续的操作和应用都更加顺利。据江先生表示,只要G Suite一推出新的功能,同仁们都相当乐于尝试,并试着应用这些功能来改善工作模式。这是身为Google合作伙伴的我们,十分乐见的结果,我们也期望G Suite能持续为企业带来更多效益,使工作能变得更加轻鬆、智慧与便利。

(业务执行 Claire)

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