「Gmail企业信箱是我信息生涯20年来,用过最稳定、最推荐的mail server」

台湾港务国际物流股份有限公司 王主任

台湾港务国际物流股份有限公司 王主任

台湾港务国际物流从2014年成立之初,就决定使用Gmail企业版。王主任凭藉在信息业界20年来的经验,认为自架主机平均5年就得更新服务器设备与防毒设备,且需耗费不少时间与人力去进行维护,不如使用更为稳定而划算的Gmail企业信箱。以此作为企业成立之初就决定使用G Suite,并因其稳定性与便于管理而持续使用多年的案例参考。

客户基本信息

公司名称 台湾港务国际物流股份有限公司
公司简介 成立于2014,提供全方位物流平台,营运定位为自由贸易港区事业(FTZ)、多国拆併柜业务(MCC)、仓储管理、商品加值、两岸与东南亚区域性转口、整合性物流及海运快递等物流相关业务之经营者。
公司类型 仓储物流业
公司规模 50人以下
导入时间 2014年

使用成果

Before After
过去使用自架主机经验需耗费人力与时间维护 Gmail企业版不需维护,管理控制面板操作容易
其他邮件服务会收到垃圾信件 使用Gmail企业版4年来从无垃圾信件
以电子邮件附件传送照片,麻烦又不易整理 用连结即可分享云端硬碟中的照片,便利且可分类

Gmail企业版完全不需自行维护,即使只有2位信息人员也能管理

照片为台湾港务国际物流股份有限公司王主任分享Gmail企业版管理便利的过程

台湾港务在2014年成立之初,就决定使用Gmail企业版。王主任凭藉在信息业界20年的经验,认为自架主机平均5年就得更新服务器设备或採购高效能防火牆、防毒设备等,且需耗费不少时间与人力去进行维护,这对于信息人员不多的公司来说并不是个合适的选择。因此,在公司成立之初,王主任便认为Gmail企业版既不需要自己维护,且管理方便、安全性高,因此非常适合台湾港务使用,能将省下来的时间让IT人员专注于改善公司内部流程、仓储系统的管理。

使用4年多从未收过垃圾信,操作问题几乎可自行解决

照片为台湾港务国际物流股份有限公司王主任分享Gmail企业版未收到垃圾信的过程

即便公司甫成立就使用Gmail企业版,但难免有部分员工因过去习惯使用其他邮件服务仍需适应。然而在短暂的适应期过后,原来惯用其他邮件软件的员工,因使用Gmail的四年多来亲身体验到从未收到垃圾信,如今反而成Gmail的爱用者。除此之外,在操作接口上如有任何问题,除了可以自行查找官方的信息外,网路上也有相当丰富的操作教学资源。若真的无法自行处理的问题,也可以向TS Cloud的专员寻求支持协助,因此IT人员这四年来完全不必为公司信箱操心。

用云端硬碟即时上传、分享海上快递货物的照片

照片为台湾港务国际物流办公室台湾港务国际物流办公室

照片为台湾港务国际物流股份有限公司王主任与TS Cloud专员分享如何应用Hangouts视频会议TS Cloud专员与王主任介绍如何应用Hangouts视频会议

购买G Suite除了有Gmail企业版之外,还有Google云端硬碟等可以使用。透过Google云端硬碟,港口人员能将现场拍摄的海上快递货物照片,上传到云端硬碟中,并利用共享连结快速分享给相关同仁。比起过去使用电子邮件附件来传送照片整理不易;用Google云端硬碟除了可以一次上传多张照片,也可以创建数据夹来整理照片,并进一步为数据设置共享许可权,针对不同的对象设置访问许可权,以保护照片与文档的安全。

对于业务而言,外出拜访客户时可利用手机或平板,就能开启云端硬碟中的文档。若客户报价单或需求有所更动,也能现场修改数据,不需等回办公室才能处理。此外,若外出时有文档需尽快打印寄送,也能够将文档连结分享给办公室同仁马上处理,便于应对比较紧急的情况。在查找文档的速度上,放置在Google云端硬碟中的文档,因为能够依据不同的条件进行查找,如时间、文档类型、数据夹名称等等,因此比起传统文书办公软件,能更快找到需要的文档。

负责专员感想

感谢台湾港务国际物流在这四年间持续使用G Suite,在此次面谈中我们除了能感受到王主任对于G Suite的满意与信赖感,也获得许多有用的使用回馈。在访谈过程中,印象最深刻的是王主任提到G Suite就像是「健达出奇蛋」一样,让人三个愿望一次满足,能帮公司节省邮件主机的硬件费用、IT人事成本、维护费用等等。除此之外,王主任也对G Suite的稳定度赞不绝口,甚至称赞G Suite与Gmail企业信箱是他从事信息管理20多年来使用度最满意的服务!

由于王主任身为企业的信息管理人,必须要为公司做长远的规划;而G Suite所带来的效益正好可以减少公司的支出与信息人员的时间成本,能够将时间利用在更重要的事情上,为公司带来更大的好处。因此看见台湾港务国际物流能够从G Suite的服务中得到这麽多的益处,我也非常为他们感到开心!

(业务执行 Joe)

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