导入G Suite前的考量之二

G Suite or Office 365

企业云端化要选G Suite还是Office 365?

现在世界各地有越来越多的企业纷纷开始「云端化」,而多数企业对「云端化」的初体验往往是从办公软件开始的。提到云端办公软件,就不得不提到Google的G Suite以及Microsoft的Office 365,而大多数企业在导入云端办公环境时,经常是选择二者当中的其中一个。等到习惯了云端办公的环境与模式之后,才会开始考虑其他系统的云端化。一旦企业将重要的应用搬上云端或是导入某些SaaS服务,未来要更换其他厂牌的云端服务就会变得相当不容易,因此一开始要选择哪家云端就变成一个影响公司未来IT环境方向的重大分水岭。

选择

G Suite跟Office 365无法比较,合不合适最重要

由于敝司的主要客群是已经决定要导入G Suite的企业,因此较少面临到被要求将两者做比较的情况。其实上网查找「G Suite Office 365 比较」或类似关键字时,常常看见双方阵营各自捕获对自身有利的部分拿来跟对方阵营进行比较的尴尬内容。然而,两项产品当初的设计理念本就完全不同,把两者直接拿来比较是没有意义的。与其比较两项产品谁比较好,不如以企业自身的状况与目标出发,从而决定要导入哪一个产品,才是我们比较建议的做法。在此,我们将平时接受客户谘询时一定会向客户提出的三个问题分享如下,提供给其他仍在评估中的企业参考。

问题一、员工的年龄层
人类大多喜欢待在舒适圈而讨厌变化。如果公司员工的主要年龄层是以40岁为中心,在他们刚出社会的年代,企业的IT环境仍是Windows95~2000的天下。事到如今要他们改用G Suite来工作,不但用起来不习惯,重新学习一项新工具的意愿可能也非常低。如果大于40岁的员工人数比例较高,那麽导入G Suite可能会招来不小的反对声浪,选择Office 365反而会让事情顺利一点。相反的,如果员工的年龄分布是以20~30岁占多数,由于Google多年来深耕教育界有成,多数人在学生时代早已接触过G Suite教育版,因此当他们出社会开始工作时自然乐于见到并支持公司导入G Suite,至少不会特意选择自己用不习惯的Office 365。
问题二、要继续沿用Windows搭配Office的办公环境吗?
  • 公司内的文档大多都是用Office製作的。
  • 对外业务往来所需要的文档必须要用Office製作。
以上是一般企业决定要继续使用Office而不愿换成G Suite的两大理由。
然而自2019年开始,G Suite使用者可以在G Suite的接口内直接开启并编辑Office文档,使得工作上一定要使用Office的必要性大幅降低。由于G Suite是只要有浏览器就可以使用的云端软件,不管你是用Windows、Mac、平板还是手机,随时都可以工作,时下流行的BYOD的工作方式也可以实现。以我们自身为例,平常工作上使用G Suite的我们,所使用的计算机一律都是Thinkpad X系列(Windows),原因除了便于管理之外,也可以避免员工的计算机跟公司内部其他设备在兼容性上的问题;但是习惯使用MacBook的员工仍然可以BYOD。也就是说,即使公司内部统一使用Windows系统,而且想要继续维持这样的状态,仍然可以毫无障碍的使用G Suite,并享受到G Suite所带来的种种好处。无论如何,对于使用者来说,选择变多并不是一件坏事;而对于企业来说,思考要导入G Suite还是Office 365也是一个可以重新检视一直以来的工作环境的好机会。
问题三、想要维持现状、还是选择崭新的工作模式?
其实就结果而言,不管是G Suite还是Office 365,都是集结多项工具于一体的套装软件,选择对自己的公司而言最合适的产品才是最重要的。如果认为现在的办公模式没有改变的必要,那麽只要从Office升级成Office 365就可以继续使用跟现在差不多的办公软件、同时享有云端的便利。相反的,Google向来提倡的「Work Transformation」则是代表了既有工作模式的革新、不再受到软硬件的绑架、改以协同合作的方式沟通与创作,与主宰了办公场域数十年的Windows+Office体制有着根本上的差异。对于既有的工作模式感到不满甚至抱有危机感的企业,欢迎参考G Suite。

与专家讨论需求

看完此篇内容之后还有其他更多想深入理解的信息吗?
填写谘询表单以获得专业人员亲切的一对一电话谘询。
或是拨打+65-3159-0982取得立即协助。
 我要谘询