选择G Suite的前五大理由之一

个人Gmail信箱与G Suite(Gmail企业信箱)的区别

G Suite是什麽?个人Gmail信箱与G Suite帐号的三大区别

什麽是G Suite?G Suite就是Google专为企业设计的云端办公套组。当中包含Gmail企业信箱,或被称为Gmail企业版、Gmail公司信箱、商用Gmail、Google企业信箱等(过去名为 Google Apps for Work或Google Apps for Business),因此在管理与共享协作的部份,拥有比个人Gmail帐号更多的使用优势。下文将比较个人Gmail与G Suite帐号的三大区别,藉以看出G Suite在数据管理与协作上的便利性。

个人Gmail信箱与G Suite的区别一

个人Gmail不可管理 、G Suite可由企业统一管理

个人Gmail信箱与G Suite企业信箱最大的差异在于G Suite资源为企业所有,企业拥有所有帐号的最高管控权,可以管理帐户中的业务数据。而个人Gmail信箱则是由个别使用者所有,公司无法管理个别员工的信箱帐号。因此当有职员离职时,所有该职员帐号累积至今的文档、数据也会有一起跟着「离职」的风险(用离职员工的个人Gmail信箱帐号申请的各项Google服务,例如Google Analytics、Google AdWords等服务,变更密码,企业将再也无法访问和进行业务管理,只能重新申请)。

相较之下,G Suite企业信箱每个帐号底下的文档、数据都能够在云端被保留,管理员也可以透过管理控制面板的数据迁移功能,轻鬆地将数据转移至新职员的帐户,不受人员异动的影响。

个人Gmail G Suite(企业版Gmail)
设计Concept 个人用 企业用
所有权 个人使用者 企业
个别帐号的数据访问权掌握在 知道密码的使用者 企业管理者
要求访问与个别帐号相关的数据时 要经过个人使用者的同意 本来就拥有访问权
因人员异动丧失个别帐号访问权时 丧失与该帐号有关的所有数据、服务的访问权,只能重初创建 数据可以保存、转移,原本使用中的服务也可继续访问
个人GMAIL信箱与G SUITE的区别二

个人Gmail为免费、企业用G Suite需要付费使用

个人Gmail信箱是免费申请使用,G Suite企业信箱则是需要付费使用(G Suite费用可参考新加坡的G Suite价格)。相较于免费的个人Gmail,G Suite具有许多Gmail信箱所没有且专为企业设计的不可或缺之功能,以下为G Suite独有的功能介绍。

邮件地址名称是专属的「~~~@企业网域名.com」而非Gmail的「~~~@gmail.com」
G Suite企业信箱可以让使用者用不同网域名称的email来收发信件。例如集团旗下有不同子公司,每个子公司各有不同的网域名,G Suite使用者便可以切换网域名称来发信。而一个G Suite帐号最多可以设置600个不同的网域名(网域相关问题请参考网域设置常见问题一定要有网域才能使用企业信箱吗?)
提供「管理者后台」以管理各项设置,个人Gmail信箱则无此功能
G Suite提供「管理者后台」让管理员能够管控不同使用者的帐号许可权。如管理者可以设置只有业务部才能跟企业外部人士(客户、厂商等)进行文档的分享与传输,如此一来内勤或行政部门的人员便不具有对外分享文档的许可权。
提供客服电话与信箱的支持服务
使用G Suite的管理者可以透过24小时的英文客服电话或是在线支持等方式来解决使用上的问题。如果是透过正式经销商购买的话,则享有由经销商所提供的额外支持服务,如中文客服电话等。(请参考如何选择经销商
享有更多的使用容量,升级帐号还可享无限容量
G Suite Basic版本所提供的使用容量上限为30GB(含信箱与云端硬碟),比个人Gmail的15GB多出一倍容量。而G Suite Basic版本用户亦可以透过升级的方式成为Business版本用户,便可享有无限容量的使用空间(个人Gmail使用者亦可透过付费方式扩展使用容量)。
不只提供信箱服务,还提供多种云端办公协作服务
其实Gmail仅是G Suite企业信箱众多服务当中的其中一项而已。除了一般熟知的行事曆、云端硬碟、Google表格、Google文档、Google幻灯片等,尚有超过50项的云端应用程序可供您使用,且不会创建任何额外费用。
个人Gmail信箱与G Suite的区别三

Gmail为个人所用、G Suite是为企业而生

除了可管理与否、是否须付费之外,个人Gmail与G Suite企业信箱的差异之一便是设计概念打从根本不同。虽然使用上诸多功能相彷,但个人Gmail的设计初衷是针对个人使用者;而G Suite则是从企业、团队的角度出发。

承上述,由于免费的个人Gmail信箱在缺省上是提供给个人使用,因此并没有管理团队成员的功能,文档的分享也仅限个人之间来做分享。假设今天个人Gmail使用者若要分享某个文档给多名对象时,必须要一个一个去设置每位对象的文档访问许可权。如果今天公司是5人团队,则必须在要分享的文档中输入4次其他成员的信箱。也就是说,公司人数越多,协作分享的作业就会变得越麻烦。

因此若是员工人数较多的公司,将个人Gmail信箱当作企业信箱来使用的话,在团队协作上将会遇到很多不便之处。但使用G Suite企业信箱的话,所有云端文档的访问许可权可以缺省为公司全体共有。

由于设计概念不同,使得G Suite企业信箱在内部许可权的信息能见度与文档协作上,比起个人Gmail信箱有更为弹性与安全的设计。

此外,G Suite企业信箱由于能够创建共享的群组信箱,每天可发送2,000封信,比个人Gmail更便于用来大量发信

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