「即使员工不熟悉Gmail, 透过TS Cloud培训课程也能成功推行G Suite!」

左起为丽晶建设特助王先生和TS Cloud专员Karen

左起为丽晶建设特助王先生和TS Cloud专员Karen

原来仅使用即时通讯软件沟通和传输文档的丽晶建设,考量到公司需要长久保存和管理文档,因而导入G Suite。虽然公司并无IT人员,大部分员工也对Gmail不熟悉,但仍能透过TS Cloud协助完成启用设定和培训,让从未用过Gmail的员工也能轻鬆上手,使得公司推行G Suite可以更加顺利,以此作为传统建筑设计业导入G Suite之参考。

客户基本信息

公司名称 丽晶建设股份有限公司
公司简介 灵魂内敛而感性,行事简洁而理性。对建筑的执着与坚持,蕴育出对社会与人文的热情与关怀,感性的素养、知性的理念,追求建筑的「真善美」,是丽晶团队企业哲学的核心目标。
公司类型 建筑设计业
公司规模 50人以下
导入时间 2018年

使用成果

Before After
一般通讯软件无法长期存储文档、保存数据 Google云端硬碟可长期存储文档,方便管理
公司政策仅口头或纸本说明,查找不易 Google云端硬碟可依数据夹整理重要政策文档
请假需用纸本申请,员工麻烦、主管统整不易 利用Google表单请假,主管便于统整和管理

为了数据保存,选择无限大存储空间的G Suite Business

照片为丽晶建设王先生分享使用G Suite Business的原因李先生现场与专员分享转换G Suite Basic后的好处

丽晶建设过去仅使用即时通讯软件作为公司内部的沟通工具,无法长期存储文档,超过一定时间便无法查找查阅文档,且文档会随着员工离职后而一起消失,使得许多重要的企业资产都无法被保存下来,因而决定购买G Suite。王先生基于过去使用个人Gmail的经验,认为Gmail不论是在接口还是操作上,都是十分便利的工具;而购买G Suite Business不仅有Gmail企业信箱,还有无限大存储空间的Google云端硬碟,可以一次解决过去困扰许久的文档存放和管理问题。

员工没用过Gmail也不必担心,
专家现场解惑,一堂课教会所有员工!

TS Cloud专员向王先生说明如何操作G Suite管理控制面板TS Cloud专员向王先生说明如何操作G Suite管理控制面板

在决定使用G Suite后,考量到许多同仁对Google的这套产品还不太熟悉,因此公司决定利用TS Cloud所提供的G Suite培训服务,以提升员工对G Suite的熟悉度。王先生表示,透过「使用者培训课程」和「管理者培训课程」,不仅能让不熟悉Gmail的员工在一堂课内学会基本的操作,还能让专家在现场替他直接解决同仁的疑惑。这对于非IT背景出身的王先生来说,不但省下了自行研究与教学的时间,透过专家现场的讲解与演练,也能使未来推行G Suite相关的应用方式变得更加顺利。

TS Cloud专员向王先生说明如何应用Google表单TS Cloud专员向王先生说明如何应用Google表单

王先生表示,由于TS Cloud有提供免费的电话技术支持服务,因此即便自己或公司其他同仁在操作上遇到问题,也可以透过电话直接寻求专员的协助。不论是基本的接口操作问题,还是小组云端硬碟数据夹如何创建与删除、云端硬碟串流等功能,都可以获得专员立即的协助。此外,专员也能针对公司内部想要改善的工作流程,给予相对应的使用建议。例如利用Google表单製作简易的请假表单,让员工可以直接在线申请休假,主管也能透过试算表统整和管理,改善过去用纸本申请休假的繁琐流程。

用小组云端硬碟整理文档,员工查找更快速!

照片为丽晶建设王先生分享如何用小组云端硬碟整理文档

过去丽晶建设使用即时通讯软件传输文档,仅能作为点对点的沟通,无法将文档进行有系统的分类和管理。开始使用G Suite后,王先生便利用小组云端硬碟,将原先四散各处的文档,依部门和文档用途分类整理。重要的公司政策文档、资源也都因此可以被妥善地保存在云端数据夹中。如有需要查阅重要文档的同仁,都能够轻鬆在小组云端硬碟中找到需要的文档文档;即使外出也能利用手机中免费的云端硬碟APP,直接在手机上查阅文档,让文档管理和查阅都变得更加便利。

负责专员感想

在为丽晶建设培训过后,很高兴有机会能再度拜访,理解他们的使用状况。採访过程中,王先生跟我们分享很多关于导入G Suite为公司带来的好处。例如使用G Suite Business的无上限空间和小组云端硬碟,将原先的纸本文档,全部移到云端上操作,让内部信息往来更便利。此外,我们也很荣幸能在为导入G Suite的过程中帮上忙,不论是协助他们顺利启用G Suite,还是透过培训课程,让使用者与管理者们快速上手,这些都是我们所希望能带给客户的体验。我们也很期待丽晶建设未来能持续活用G Suite,让G Suite为他们公司带来更多价值。

(业务执行 Karen)

使用的服务

预约专人谘询

想了解G Suite,希望直接由专人一对一为您说明吗?欢迎预约专人谘询。

填写线上表单

免费资料下载

想了解更多G Suite的其他功能吗?欢迎填写表单,免费索取G Suite简介。