「没有MIS人员,也能找专业团队在3小时内完成G Suite所有启用设定!」

照片为宏祥旅行社管理部代表James和TS Cloud专员Joe

左起为宏祥旅行社管理部代表James和TS Cloud专员Joe

作为旅游服务业的宏祥旅行社,由于需要即时与国外客户联络通信,因此特别重视信箱的稳定性。自从透过TS Cloud帮忙完成启用设定,将邮件服务器转换为G Suite之后,成功解决了存储空间不足与客户收不到信件的问题。此外,习惯使用传统Outlook接口的员工,也够利用信件同步工具在习惯的接口中继续收发信件,使公司拥有既稳定又不需改变作业习惯的邮件系统,以此作为传统旅游业者将邮件系统转换G Suite之参考。

客户基本信息

公司名称 宏祥旅行社股份有限公司
公司简介 民国七十七年政府开放旅行社申请之后,一群对于旅行业充满热诚、希望、执着的年轻人于七十七年四月成立了宏祥旅行社。抱持一份永续经营之心,宏祥旅行社以顾客至上、质量保证的服务精神,希望每位旅客都能「放眼天下,宏大吉祥」,并且能行万里路,更胜读万卷书。
公司类型 旅游服务业
公司规模 50人以下
导入时间 2018年

使用成果

Before After
收发信不稳定,客人反应收不到信 收发信稳定,几乎无人反应收发信有问题
信箱每个帐号仅50MB,存储空间严重不足 每个帐号皆30GB的云端存储空间
员工离职后得保留其信箱帐号继续收信 用信箱别名,可让新员工接管离职员工信箱

过去被客户反应收不到信,换成G Suite后通通解决

照片为宏祥旅行社分享导入G Suite心得

过去宏祥旅行社所使用的信箱,由于每个帐号在web上只有50MB的存储空间,使用上极为不足,且海外客户时常反应收不到公司所寄出的信件,无形中错失了许多生意上的机会。因此,在经过审慎评估过后,公司决定使用G Suite(Gmail企业信箱)。身为公司信箱管理员的James表示,自从转换使用G Suite以后,先前困扰许久的问题通通都解决了,而且G Suite还能透过设立信箱别名,让新员工直接接管离职员工的邮件信箱,也省下过去为了收信保留离职员工帐号的成本。

看不懂的G Suite启用设定,
交给专业团队3小时内就完成!

TS Cloud专员与James说明如何用Hangouts Chat创建项目聊天室TS Cloud专员与James说明如何使用Hangouts Chat

在决定使用G Suite以后,宏祥旅行社经由Google官方的引荐,最终选择Google在台长期的菁英合作伙伴TS Cloud为其服务。之所以选择向TS Cloud购买G Suite,主要原因是Google原厂仅提供帐号贩售,并未提供G Suite相关服务;而台湾的中小型企业,多半没有另聘MIS或IT人员来管理邮件系统,因而若能交给专业团队来处理,自然是省下了许多时间与心力,也能够避免自己设置错误,更安心地启用新系统。

TS Cloud专员与James说明如何使用手机切换Gmail帐号TS Cloud专员与James说明如何使用手机切换Gmail帐号

James表示,由于公司没有MIS人员,与其自行摸索如何启用G Suite,不如付费交由专家来协助完成。当时透过TS Cloud所提供的G Suite启用设定服务,从原来的邮件系统转换至G Suite仅花3小时就成功转移完成,丝毫没有影响到公司的收发信功能。此外,TS Cloud也协助将使用者名单全数转移至G Suite,让身为邮件管理员的James省去了逐一添加使用者的步骤,而同事隔天只要登录帐号密码就能够使用全新的系统,可以说完全是「无痛转移」。

不需改变员工的使用习惯,
Outlook使用者也能轻鬆进入G Suite

照片为宏祥旅行社与我们分享G Suite的应用情形

考量到宏祥旅行社的同事大多还是习惯使用Outlook的邮件接口,因此当James向TS CloudG Suite团队提出这样的需求时,专员便向James建议可以透过GSSMO信件同步工具,将Gmail企业信箱所收到的信件,同步至Outlook的接口上。藉由此同步工具,让宏祥旅行社的员工不需改变自己的使用习惯,也能轻鬆进入G Suite,既享有G Suite的稳定性与安全性,同时也能让使用者可依据自己的使用习惯,自行选择要用浏览器开启Gmail或是用Outlook收发信,完全无适应问题。

负责专员感想

感谢James参与本次的採访企划,还记得宏祥旅行社在转移G Suite之前,因邮件服务器问题困扰许久。像是邮件服务器容量过小,甚至为了接收新邮件还需要在休假日登录帐号查杀信件;这对于需要即时收发信件的旅游产业来说,是十分困扰的。若是错过即时信件订单,将会造成非常严重的损失。所幸在经过一个月的评估后,宏祥旅行社在我们的协助下,仅花了3小时便帮他们成功转移至G Suite,顺利解决了过去邮件容量不足,以及主机被当跳板而乱发送信件的问题。

因应公司员工的使用习惯不同,我们也提供了G Suite与Outlook的信件同步软件给宏祥旅行社的同仁使用。如此一来,除了能让他们使用更加稳定的Gmail来当作信件服务器之外,也能让习惯使用Outlook接口的同仁,不需要在繁忙的工作时间中学习适应新的系统。

很高兴宏祥旅行社在导入G Suite后,解决了一直以来非常苦恼的问题,也盼望日后稳定的信件服务器能够成为他们营业的可靠后盾!

(业务执行 Joe)

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