「与其买简陋的Mail Server,不如买更安全、有技术支持的Gmail企业信箱!」

由台湾文创发展股份有限公司营运的华山文化创意产业园区

由台湾文创发展股份有限公司营运的华山文化创意产业园区

台湾文创发展作为华山文化创意产业园区的营运团队,特别重视产品服务与质量,因而选择使用者体验最佳的G Suite(Gmail企业信箱)。在导入G Suite后,由于过去从未接触过完整的G Suite管理控制面板,因此台湾文创发展决定参与TS Cloud的管理者课程,一次学会如何操作管理控指台中的所有设置,使IT人员未来维护与管理更加顺利,以此作为艺文服务业应用G Suite之参考。

客户基本信息

公司名称 台湾文创发展股份有限公司
公司简介 台湾文创发展股份有限公司为民间参与文化部委託投资之华山文化创意产业园区公共营管案,基于公共性、专业性与公平性、多元性的整体经营理念,并以关怀台湾文创发展生态、培育文创事业发展、经营文创发展未来为主要营运核心。
公司类型 艺文服务业
公司规模 50~100人
导入时间 2018年

使用成果

Before After
原来的信箱只有15GB,存放空间不足 Basic版本拥有30GB的云端存储空间
免费版G Suite后台无法稽核员工信件 电子邮件纪录可以查看信件往返纪录
没有技术支持服务,有问题不知道找谁 有技术支持专线,有问题可电话询问专员

购买Gmail企业信箱,存储空间变大之外还有技术支持服务!

李先生现场与专员分享转换G Suite Basic后的好处李先生现场与专员分享转换G Suite Basic后的好处

台湾文创发展股份有限公司作为华山1914文化创意产业园区的营运团队,过去使用免费版的G Suite(现已无法申请),由于只有15GB的容量,许多同仁反映存储空间不足,信箱空间已陆续用竭。公司在评估各家产品后,考量到G Suite系统的稳定性与便利性,以及使用者已十分信赖此套系统,因而最终决定购买G Suite。除此之外,未来若操作上有问题,也可以利用TS Cloud提供的技术支持服务,电话询问专员解决问题,这是先前免费版所没有提供的服务。

管理员培训课程,2小时内学会所有G Suite后台功能

照片为台湾文创李先生分享于TS Cloud参与培训过程

台湾文创发展转换成G Suite Basic后,除了每人拥有30GB的云端存储空间,更拥有完整的G Suite管理控制面板。透过G Suite管理控制面板,可使企业管理员工帐户数据和许可权等变得更加便利。身为公司G Suite管理员的李先生表示,付费板与免费版的管理控制面板差异甚大,若没有上过TS Cloud的管理者培训课程,自行学习后台的操作与相关Log等查询观念,必将事半功倍。因此,李先生认为此课程对于刚使用G Suite的管理员来说,实在受益良多。

TS Cloud专员向李先生介绍如何创建Google日历资源TS Cloud专员向李先生介绍如何创建Google日历资源

李先生表示,当时至TS Cloud参加G Suite管理者培训时,专员透过清楚的课程规划与简报,一步步带领从未接触过后台的管理者,实际操作演练,例如信件稽核、查询员工的Gmail邮件纪录等功能与工具。在短短两个小时内,充实学完所有重要的设置操作,让管理者日后能够依自己的需求自行至后台调整设置。对于首重产品服务与质量的台湾文创发展来说,当时选择TS Cloud,也是考量到可将培训委託给专业的团队,既可减少IT人员的准备工时,也能不遗漏所有应该完成的重要设置。

分享Google文档、云端硬碟和日历,让沟通协作更流畅

照片为台湾文创李先生分享Google云端硬碟的使用情况

G Suite除了有Gmail企业信箱之外,还有Google云端硬碟和云端协作工具可以使用,如Google文档、试算表、简报等等。李先生表示,公司内部最常使用的是Google文档和云端硬碟。利用Google文档,同仁可以在在线同时编辑同一份文档;而云端硬碟则可用来存放活动需要的图档,只要将数据夹许可权设置好,就能安全又便利地向外部合作对象分享文档。透过Google日历,则可以分享公司成员彼此的进程,即时掌握谁正外出或开会中,让沟通与办公作业更加顺畅。

负责专员感想

很开心我们这次能有机会採访到李先生,透过李先生的分享,能知道从G Suite免费版本转移到企业版的好处。除了能享有更大的存储空间之外,还多了许多管理控制的功能;更重要的是,升级至企业版本的服务,才有受到Google技术支持的保障。因为在免费版本遇到问题的话,Google并不提供技术支持的服务,对于在意数据安全的公司来说,恐怕也不乐见有问题却找不到人的情况。而台湾文创发展在升级至企业服务的过程中,透过我们的协助也顺利地保存了原有的数据,数据使用上并不会有任何影响,可以说是「无痛转移」,所以我们非常鼓励如果还在使用G Suite免费版本,想升级企业版本以享有完整功能和支持服务的用户快快升级!

(业务执行 Claire)

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