「海外贸易使用G Suite来分享图档、视频会议,发挥企业信箱之外的附加价值」

照片为品元实业 黄先生

品元实业 黄先生

品元实业作为食品原物料製造/贸易业,因Gmail Basic版拥有30G云端存储空间且操作容易而导入 G Suite,并进一步应用Google云端硬碟作为与海外厂商或客户合作的工具。透过本次採访,TS Cloud专员现场教学如何使用Hangouts Meet进行视频会议,为品元实业省下数十万到数百万的视频会议设备费用,成功发挥G Suite最大的价值,以此作为海ㄓㄢ

客户基本信息

公司名称 品元实业有限公司
公司简介 品元实业从事食品原料进口贸易、食品预拌粉的专业研发生产,并有研发团队整合各项技术的平台,致力于食质量地的创新与新口感的设计,以创新的做法在传统食品上进行变革,掌握世界产品的脉动,并创建市场信息数据库,让我们的客户可以分享应用,提供客户多元化的支持与服务。

品元力求完美、在意客户的满意度。我们投入许多人力、物力、财力及时间来实现产质量量的提升,也乐意面对各种客户的需求与问题,并依循ISO22000与HACCP认证的食品安全作业标准,以最高的规格供应全系列产品。
公司类型 食品原物料製造/贸易业
公司规模 50人以下
导入时间 2014年

使用成果

Before After
其他邮件服务仅有2G空间 Gmail Basic版每人有30G空间
信件附件传送多种图档较杂乱、不易查找 云端硬碟分享容易,数据夹可整理且查找速度快
其他免费视频APP多方会议限时40分钟 Hangouts视频会议连线不中断,可分享屏幕

只要用过Gmail个人版都可快速上手,30G云端存储空间可寄送型录、展会照片

照片为品元实业 黄先生分享选择G Suite的理由

品元实业过去所有员工都使用仅有2G存储空间的其他邮件服务,对于业务、行销部门来说,因为需要传送公司的型录、展会照片或教学影片,仅有2G的存储空间确实不足,因而决定使用拥有30G存储空间的Gmail Basic版。品元实业之所以选择Gmail企业信箱,除了存储空间的考量之外,还有Gmail十分容易上手。大部分同仁都有使用Gmail个人版的经验,而后台新增使用者也十分便利,因此新人到职不需为信箱进行太多设置与教学,新人到职当下就可马上开始使用。

信件无法整理的照片与图档,都可以透过Google云端硬碟分享

照片为品元实业 黄先生分享Google云端硬碟使用状况

品元实业作为食品原物料製造贸易业,需要时常与海内外客户传送大量图档。过去使用其他邮件服务,仅能透过信件附件传送图档,不但图档会因信件往返而寻找不易,且无法分类整理,若部分食品原料图片有磅数或容量的区别,就无法在附件图片中区分。透过Google云端硬碟,则能够将图档上传到云端数据夹中,为不同类型与用途的照片用数据夹加以整理分类。此外,只要传送共享连结就让相关同仁在通讯软件开启已经整理好的文档,更便于即时分享文档。

照片为品元实业 黄先生分享Google云端硬碟使用状况

由于云端硬碟上传文档后,具有在所有设备皆能同步更新的特性,因此对于需要和海外人员配合的货运公司来说十分便利,送提单、出口单等单据不必再靠信件往返传送,仅需创建云端数据夹,并将数据夹连结提供给合作的厂商与客户即可。云端数据夹中一旦有任何更新,只要开启数据夹都可查看到最新的单据,不必担心时差问题而漏掉信件,比起传统的NAS只能内部分享文档数据,Google云端硬碟则非常适合作为与外部厂商客户文档分享的工具。

使用Hangouts Meet跟海外视频会议,收讯稳定又能分享画面

照片为品元实业 黄先生与专员讨论Hangouts Meet视频会议

时常需要与日本、新加坡等地区进行视频的品元实业,过去透过其他通讯APP进行视频会议,然而某些通讯APP有40分钟的会议时间约束,有些则是连线质量不稳定,影响到视频会议的质量。透过TS Cloud专员的介绍,才发现原来公司已在使用的G Suite就附有功能强大的Hangouts Meet,不仅频宽稳定会议不中断,且只要透过连结就可以邀请与会者,轻鬆分享屏幕画面或文档,可省下数十万到百万的视频会议设备,这是导入G Suite除了信箱与云端硬碟外的附加价值。

负责专员感想

一直以来品元实业黄先生都是我们TS Cloud非常好的客户,在黄先生管理公司的G Suite服务之后,同事在使用上几乎没有遇到太多的问题,黄先生也表示这都仰赖于G Suite服务接口操作非常简单、直观,同事们又几乎都有使用过Google的服务,不论是身为管理员的他或是使用者的同事们,都能快速上手。

黄先生也和我们分享,选择导入G Suite做为公司的企业信箱是很正确的决定,不仅提升公司邮件的企业形象,一直以来也都有稳定的系统能够使用。我们也透过定期电话关心他们的使用G Suite状况,与黄先生分享许多办公应用上的小祕诀,并从中更理解他们的需求,期望我们的服务与G Suite能确实为品元实业提升生产力,节省许多时间与成本。

(业务执行 Claire)

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