「G Suite不光只有企业信箱,还有网上论坛能追踪案件进度与客诉纪录」

国洋通信 陈先生

国洋通信 陈先生

国洋通信身为国内业界的领导厂商,除了需保障台湾製造的产质量量外,也必须有优良的通讯工具服务客户,故需要安全而稳定的企业信箱,以及能够整合信件纪录与追踪案件进度的Google网上论坛。透过G Suite的网上论坛,不论是会议记录、工作指派或是案件追踪,都能在此纪录、整理与查找;并以网上论坛作为客户谘询的常见问题数据库,减少不必要的重複性动作,更整合与即时反应内部作业的流程。以此作为活用G Suite在线论坛的案例,提供给有同样需求的企业参考。

客户基本信息

公司名称 国洋通信股份有限公司
公司简介 国洋通信创立于西元1980年,致力于PBX交换机专用商用话机之研发生产,我们拥有办公室商用单机电话45%以上的市佔率。因应时代进步,我们也投入语音辨识自动总机、网路电话、客服专用电话…等等研发,提供符合潮流之通信产品,为客户间公认的商用电话系统领导厂商。
公司类型 通信业
公司规模 50~100人
导入时间 2016年

使用成果

Before After
平均每天每人有10多封垃圾邮件 Gmail企业信箱几乎无垃圾邮件
当信件与数据量庞大时查找速度慢 Gmail与网上论坛数据量再大仍能快速查找
桌面文书软件无法自行撰写程序扩展系统功能 具开放性的Google云端工具,能自行撰写程序也能使用扩展工具

Gmail企业信箱几乎无垃圾信件,也不需更换版本

照片为国洋通信陈先生分享垃圾信件问题

国洋通信在使用Gmail企业信箱以前,和许多企业一样使用桌面邮件软件,然而其垃圾信过滤效果有限,平均每人每天至少仍有10多封垃圾信,需耗费不少时间删除整理,除此之外还得担心邮件主机遭受攻击。因此,在汰换老旧邮件主机之际,决定转换至Gmail企业信箱。转移过后,除了不用再担心垃圾信与主机遭受攻击之外,也不必像桌面软件一样每隔几年就需更换版本,凡是Google所提供的云端服务,只要浏览器开启就是最新版本,省去更新设备与软件的成本。

会议记录、工作分派、客户提问、意见整合,
全都可在Google网上论坛中完成

照片为国洋通信陈先生分享Google网上论坛的好处国洋通信陈先生于会议室中开启网上论坛

Google网上论坛对于国洋通信而言,是内部沟通与整理案件不可或缺的平台。国洋以自家开发的产品无纸化接收传真,并自动将传真内容传递至网上论坛,指派给相关的同事或群组,避免重複开启或不晓得案件处理状况。而在公司内部会议时,则可利用网上论坛纪录会议过程,从提案、议程纪录、工作指派到进度追踪,皆可于此完成。国洋通信为ISO9001认可登录厂商,产品设计变更、合约会审、客诉处理等皆需有严谨的处理程序,因此可利用网上论坛将数据与意见整合与快速查找。

照片为国洋通信陈先生分享Google网上论坛的应用方式

作为商用话机生产与开发的国洋通信,同时也有提供客户谘询与技术支持的服务。利用网上论坛,能将过去客户常见的提问与解答,以产品型号与问题种类为标籤,根据不同产品、不同问题综合整理成常见问题的数据库。既能帮助同仁迅速处理重複性的问题;也能让客户获得最完整的数据。而需由同仁进一步追踪处理的客诉案件,也能够藉由是否已指派、已结案的标记,迅速检视客诉案件是否都已获得妥善的处理。

Google云端服务的开放性,
可自行写Google Apps Script程序,
快速将询价单转入报价单

照片为国洋通信陈先生分享利用App Script程序连动Google云端服务

由于Google比起其他厂商软件或服务,更具开放性,因此可以自行撰写Google Apps Script程序来整合G Suite的云端工具,减少重複性的琐碎事务。例如将询价单连结放在公司官网上,访客点入、填写后透过Google表单与试算表的连动,再将此笔数据製成产品报价单,不需再重複输入客人已填写好的数据,省去了许多不必要的重複性动作。除了自行撰写程序以外,Google在线应用程序商店中也有许多扩展工具与外挂可供应用,能够依据自己的需求,扩展G Suite更多的功能。

负责专员感想

非常感谢国洋通信的陈先生给予这次宝贵的採访机会,并在採访过程中不藏私地与我们分享平时使用G Suite的情况,以及如何透过G Suite协助公司改善办公效率及提升生产率。

陈先生提到,国洋通信平时使用最多的功能除了电子邮件以外,就是「网上论坛」,以此作为公司的技术支持、案件交流平台。其应用程度也让人大开眼界,相信这能带给许多G Suite使用者很大的帮助!除此之外,陈先生也提及,之所以选择使用Google云端服务,最主要的理由是Google云端工具的扩展应用自由度高,只要有一点程序背景就能自行开发扩展功能,而陈先生平时也会自行撰写简易程序来改善公司的办公流程,我们相信国洋通信一定能在陈先生如此认真与用心的管理态度下,使用得越来越好,完全发挥到G Suite的价值。

(业务执行 Joe)

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